No sistema de gestão das empresas, existe tanto a Instrução de Trabalho quanto o Procedimento Operacional Padrão. Ambos têm origem no mesmo campo, a Gestão de Processos, necessária para um trabalho de maior qualidade, com melhores resultados.
Embora os dois façam parte do sistema de gestão, existe uma diferença de escopo entre eles. O POP é mais amplo, visando mais a gestão do processo como um todo. Em suma, ele afirma o que é preciso fazer.
Por sua vez, a IT é uma definição menos gerencial e mais específica, focando na aplicação das orientações. Essas instruções podem até estar previstas no POP, a fim de estabelecer um padrão técnico superior. A IT seria, portanto, uma relação de como e quando fazer.
Isso mostra que POP e IT são complementares e cada um tem um propósito fundamental dentro de um sistema de gestão de qualidade, como veremos a seguir.
O Procedimento Operacional Padrão
O objetivo de um POP é definir um roteiro de condutas gerais do processo ao qual ele se refere, estabelecendo assim um padrão normativo organizacional. Ele descreve o fluxo da operação do início ao fim, mas sem detalhar a atuação de cada posto em específico. Sua composição pode incluir:
- ITs
- Fluxos
- Documentos adicionais
Alguns exemplos de POPs para higiene e limpeza:
- POP limpeza de bancadas
- POP limpeza e higienização de instalações, equipamentos e utensílios
Ao adotar esses padrões, a instituição colabora também com a conscientização dos funcionários, bem como das suas áreas de apoio. Envolve a todos de uma forma objetiva e com impactos positivos, que são evidenciados tanto pela melhoria da qualidade dos serviços oferecidos, quanto pelo próprio ambiente de trabalho, que se torna mais agradável, acolhedor e seguro.
Para deixar ainda mais claro o quanto isso é necessário, nós apresentamos algumas situações em que a falta de Procedimentos Operacionais gerou problemas para as instituições. Caso tenha interesse pelo assunto, confira o nosso especial Sinal de Alerta.
A Instrução de Trabalho
O propósito da Instrução de Trabalho é indicar o modo correto e detalhado de se atuar na execução de tarefas-chave da organização. Sua aplicação demanda conhecimentos especializados da pessoa encarregada, mas ao mesmo tempo, garante a manutenção da qualidade do processo mesmo que vários profissionais se alternem na sua execução, visto que que as orientações são documentadas de maneira clara e objetiva. Portanto, a IT é uma referência prática que consolida o padrão técnico buscado pela organização em atividades. Alguns exemplos:
- Validação de Produtos
- Armazenamento de Produtos
- Controle de estoque
Entendendo agora as diferenças entre POP e IT, fica fácil perceber a importância de ambas para as empresas. Ambos são uma exigência do mundo corporativo atual, que exige cada vez mais qualidade, produtividade, segurança e redução de custos. Não por acaso, as empresas hoje adotam padrões, procedimentos, analisam constantemente os resultados para melhorar os índices de qualidade.
Com o estabelecimento de procedimentos-padrão e de instruções operacionais, os funcionários ficam mais seguros e preparados para realizar suas funções. Dessa forma, o desempenho individual é elevado e a organização passa a ter mais estabilidade e qualidade nas suas operações.
Por isso, ao contrário de “engessar o trabalho”, como se poderia pensar, a adoção dessas medidas traz grandes benefícios. Tanto para as empresas quanto para os próprios funcionários, pois ajuda as pessoas a poupar tempo e descobrir formas mais efetivas de realizar suas tarefas.
Assim sendo, diante da grande importância e utilidade desses instrumentos para os Sistemas de Gestão de Qualidade, a definição de POPs e a atuação baseada em ITs tornou-se um dos critérios indispensáveis para obtenção dos selos de qualidade ISO 9001. Logo, se uma organização deseja obter o ISSO 9001, um dos primeiros passos é a adoção de POPs e ITs.
O que é parte do POP e da IT?
Um dos motivos de confusão entre POPs e ITS é que ambos usam do mesmo sumário básico. Mas tanto para um, quanto para outro, o modo como os procedimentos são descritos deve permitir o rápido entendimento do que precisa ser feito. Tendo isso em mente, vejamos um exemplo ligado à área de limpeza e higiene, para organizações do campo da saúde. O sumário envolve:
- Objetivo
- Campo de Aplicação
- Equipamentos e Insumos Críticos
- Siglas
- Definições
- Procedimento
- Registro
- Histórico de Revisões
Objetivo
O Objetivo do procedimento é informar ao profissional a razão simples e direta desta padronização, ou seja, explica o porquê daquelas etapas estarem descritas. Desse modo, sabendo o motivo do procedimento ou da tarefa, o envolvimento das pessoas é maior.
Exemplo: Para limpeza de hospitais, o objetivo é evitar a contaminação.
Campo de Aplicação
Aqui se determina a área / setor da organização onde as ações recomendadas serão aplicadas.
Exemplo: Em hospitais, o campo de aplicação pode ser desde a cozinha até os banheiros dos apartamentos.
Equipamentos e insumos críticos
Nesse ponto, indica-se os equipamentos, proteções e demais materiais necessários. É recomendado o uso de recursos visuais para acompanhar as orientações a fim de facilitar a compreensão.
Exemplo: Para limpeza de superfícies de unidades de pacientes, os equipamentos seriam borrifados com solução alcóolica, panos de limpeza novos e luvas de borracha.
Siglas
As siglas agilizam o processo de comunicação no dia a dia das organizações. Mas várias vezes, o POP e o IT são o primeiro contato de algumas pessoas com essa forma de linguagem, por isso e para evitar erros na interpretação, deve ser incluído um glossário.
Exemplo: Siglas comuns como nome do Hospital ou Centro, escalas de trabalho, remédios, setores etc.
Definições
É um resumo de dados e ações relevantes que serão aplicadas naquele processo.
Exemplo: Quando há a limpeza, se ela será concorrente ou terminal, e quais são os requisitos para cada um.
Procedimento
A parte mais importante é a descrição detalhada e imagética do processo. Utilize uma orientação passo a passo sempre que possível.
Além da parte descritiva geral, são colocadas todas as etapas e como serão feitas as atividades. Quanto mais claro for, melhor será o entendimento. Uma separação simples de itens necessários, técnica e etapas facilita muito.
Coloque também, se necessário, as exceções e as situações negativas. No caso da limpeza, por exemplo, deverá ser especificado em quais áreas e produtos não é necessário o enxágue.
Exemplo: Para a limpeza de vidros, espelhos e superfície de elevadores de áreas sociais em hospitais, explicite cada passo que será tomado. Desde a retirada do material dos estoques até a desativação do elevador para a limpeza.
Registro
Outro importante passo no procedimento é o registro de quando qual funcionário ou função responsável fará cada um dos passos. Para isso, deve-se gerar um padrão e um formulário para imprimi-lo.
Exemplo:
Histórico de Revisões
Finalmente, todas as revisões e alterações nos POP e ITs deverão ser autorizadas e registradas, para que a sua aplicação esteja pautada sempre pela versão mais recente.
POP, IT e MPires
Ufa, sabemos que é muita coisa que precisa ser entendida para a criação correta de um Procedimento Operacional e das Instruções de Trabalho. Por isso, se quiser entender um pouco mais do assunto ou descobrir quais produtos poderão se adaptar melhor à sua organização, conte conosco. Temos consultores especializados à sua disposição!
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